Benutzergruppen ermöglichen eine detaillierte Kontrolle über den Zugang zum Kalender

Als Standard ist die Einstellung so gesetzt, dass alle Benutzer in allen Konten zu allen Kalendern eines Kontos Zugang haben. Falls Du höhere Anforderungen hast, sodass nur bestimmte Benutzer verschiedene Kalender sehen können, dann kann das erreicht werden, indem Deine Benutzer Gruppen für den Zugang zugeordnet werden. Auch jeder Kalender kann einer Gruppe zugeordnet werden, mit dem Ergebnis, dass nur Nutzer aus dieser Gruppe die Erlaubnis haben diesen Kalender zu sehen oder zu verändern. Zusätzlich erlaubt das Anlegen von Benutzergruppen einen Arbeitsablauf bei dem Benutzer auf eine Bestätigung warten müssen, bevor sie Zugang zu einem Kalender haben.

Einschränkung Kalenderzugang durch das Zuordnen von Nutzern zu einer Benutzergruppe

Erstelle Gruppen

Die meisten der Einstellungsmöglichkeiten von Benutzergruppen bleiben so lange verborgen bis Du mindestens eine Gruppe anlegst. Du findest den Link zu Nutzer Gruppen oben auf der Seite von Benutzer Management. Klicke auf Nutzer Gruppen, um eine neue Gruppe zu erstellen. Gib der Gruppe einen Namen unter Beschreibung und klicke auf Hinzufügen.

Ordne einzelne Benutzer Gruppen zu

Um einen einzelnen Nutzer einer Gruppe zuzuordnen, gehe zu Benutzer Management. Suche nach dem entsprechenden Nutzer und klicke auf das Symbol für das Bearbeiten neben dem entsprechenden Nutzer. Es öffnet sich ein Feld, gehe dort zu Gruppe, wähle im Drop-down-Menü die gewünschte Gruppe und klicke dann auf Benutzer aktualisieren. Damit ist dieser Nutzer der von Dir ausgewählten Gruppe zugeordnet.

Beachte, dass wenn Du die Rolle oder die Gruppe für einen Superuser änderst, dass damit der Superuser automatisch ausgeloggt wird. Der Superuser muss sich dann erneut einloggen, um den neuen Status als Update zu erhalten.

Ordne mehrere Benutzer Gruppen zu

Nachdem Du mindestens eine Gruppe erstellt hast, wird die Dialog-Box in der Ansicht Benutzer Management eine zusätzliche Option anzeigen, mit der ein Benutzer einer Gruppe zugeordnet werden kann. Wenn Du mehrere Benutzer einer Gruppe zuordnen möchtest, dann könntest Du überlegen alle Benutzer in einer CSV Datei zu exportieren, die Gruppenspalte in einer Tabelle zu bearbeiten und dann diese Datei erneut in das System zu importieren.

Wenn Du viele Nutzer einer Gruppe zuordnen möchtest, dann kannst Du überlegen, ob Du alle Nutzer als CSV Datei exportierst, die Gruppen-Spalte in einer Kalkulationstabelle bearbeitest und dann diese Datei wieder importierst. Gehe dafür auf die Seite Export, wähle unter Format die CSV Datei im Drop-down-Menü aus und klicke auf Export. Öffne die Datei in einem Tabellenkalkulationsprogramm, wie beispielsweise Open Office. Trage bei allen Nutzern in der Spalte unter Gruppe den entsprechenden Gruppennamen ein für zu dem Du diese Nutzer zuordnen möchtest. Speichere die Datei als CSV Datei unter demselben Namen ab. Klicke dann auch die Seite Import und wähle die entsprechende Datei aus und klicke auf Bestehende Login-Namen mit den importierten Daten überschreiben und bestätige mit Jetzt hochladen. Alle Benutzer sind jetzt der von Dir ausgewählten Gruppe zugeordnet. Beachte bitte, dass bei der dritten Auswahl im Import alle anderen Nutzer-Daten, die im System sind überschrieben werden und nur noch die, von Dir importierten Daten, vorhanden sind. Alle anderen Nutzer-Daten könnten ansonsten gelöscht werden.

Kalender Gruppen zuordnen

Unter KONFIGURIEREN > Zugang im Kalender, findest Du die Möglichkeit die Ansicht oder Bearbeitung für einen Kalender auf eine bestimmte Gruppe zu begrenzen. Abhängig von den anderen Einstellungen auf dieser Seite werden Benutzer entweder ausgeschlossen davon Änderungen vornehmen zu können oder ganz blockiert. Wenn der Zugang ganz blockiert ist, dann sehen Nutzer von nicht autorisierten Gruppen eine Mitteilung darüber, dass sie blockiert sind, sollten sie versuchen Zugang zu dem Kalender zu bekommen. Diese Mitteilung kann bearbeitet werden unter der Einstellung KONFIGURIEREN > Layout, beispielsweise um einen Link zu der Liste mit allen Kalendern einzufügen.

Es kann sinnvoll sein, Nutzern, die nicht eingeloggt sind das Ansehen des Kalenders zu erlauben, aber dabei keine Änderungen vornehmen zu können. Das kann auch eingestellt werden unter dem Reiter ‚Zugang‘ wo es im Bereich Was können Benutzer machen … näher erklärt wird. Wenn ein Nutzer von einer anderen Gruppe nun den Kalender sieht, dann kann er ihn ansehen, aber keine Änderungen vornehmen oder Buchungen und Termine erstellen.

Gruppen löschen

Sei vorsichtig beim Löschen von Gruppen. Die Nutzer darin werden nicht gelöscht, aber sie kehren in denselben Status zurück, wie Nutzer ohne Gruppe. Kalender, die noch immer zu einer gelöschten Gruppe gehören, bleiben so lange unzugänglich bis Du ihre Gruppe wieder in eine existierende Gruppe änderst oder die Beschränkungen der Gruppe aufhebst.

Setze Nutzer Gruppen ein, um die Kalender Liste zu filtern

Wenn Du einen Wunsch-Domain Namen hast, dann zeigt diese Domain eine Liste von Kalendern inklusive aller Formulare. Eine andere Art die Liste aller Kalender in einem Konto zu zeigen, funktioniert mit der URL: www.supersaas.de/schedule/konto_name

Auf der Seite Zugangskontrolle findest Du eine Einstellung, mit der Du die Wahl hast zwischen dem Zeigen einer Kalender-Liste oder der Weiterleitung zu dem ersten Kalender auf Deinem Dashboard hast. Die Anordnung der Kalender kannst Du ändern, indem Du auf einen Kalender klickst und bei gedrückter Maustaste an die gewünschte Stelle auf dem Dashboard ziehst.

Hier hast Du auch die Möglichkeit Verlange von Benutzer sich zuerst anzumelden auszuwählen. Wenn Du diese Möglichkeit wählst, dann muss sich der Nutzer zuerst einloggen oder sich anmelden, falls er noch kein Konto hat. Du kannst die Ansicht für das Login verschönern auf der Seite Layouteinstellungen mit einer Willkommensnachricht. Schreibe Deine persönliche Nachricht in das Feld Kontaktdaten, die angezeigt werden sollen, wenn ein Nutzer auf Hilfe klickt und klicke dann auf Änderungen speichern.

Wichtig, nachdem der Nutzer sich angemeldet hat, wird die Liste der Kalender gefiltert, sodass nur diejenigen gezeigt werden zu denen der Nutzer Zugang hat. Und wenn der Nutzer Zugang zu einem einzigen Kalender hat, wird er automatisch zu diesem Kalender geleitet. Das ermöglicht es Dir einen einzigen Link für Deine Benutzer einzusetzen, beispielsweise auf Deiner Webseite, und erlaubt unterschiedlich gruppierten Nutzern zu dem Kalender zu gelangen, wo Du sie haben möchtest.

Bestätigung verlangen vor der Erlaubnis auf Zugang zum Kalender

Wenn von Nutzern ein Login verlangt wird und es sind keine Kalender vorhanden, auf die sie zugreifen können, dann wird ihnen die Seite „Blockiert“ vom ersten Kalender in Deinem Konto gezeigt. Weil neue Nutzer generell noch keiner Gruppe zugeordnet sind, kannst Du das nutzen, indem Du dem Nutzer auf dieser Seite eine Nachricht zukommen lässt. Beispielsweise, wie folgt: Wir freuen uns über Ihre Anmeldung. Sie können Reservierungen vornehmen, sobald der Administrator Ihren Zugang bestätigt hat. Deine eigene Nachricht für neue Benutzer kannst Du auf der Seite KONFIGURIEREN > Layout unter Meldung, die auf dem Login-Bildschirm angezeigt werden soll eingeben und speichern. Damit Du über jede neue Anmeldung informiert wirst, kannst Du auf der Seite Zugangskontrolle die Einstellung Eine Benachrichtigungsmail an den Administrator senden aktivieren, um immer eine automatische E-Mail zu erhalten, wenn sich jemand neu anmeldet.

Superuser beschränken durch Zuordnen zu einer Nutzergruppe

Beschränke Superuser auf bestimmte Kalender

Als Standard haben Superusers Zugang zu allen Kalendern in allen Konten, unabhängig von der Gruppe, zu der sie zugeordnet wurden. Wenn ein Kalender einer Gruppe zugeordnet wird, dann wird eine zweite Möglichkeit angezeigt, dass es Dir ermöglicht zu verlangen, dass Superuser Teil der Gruppe sind. Superuser werden außerhalb dieser Gruppe wie ein regulärer Besucher des Kalenders behandelt.

Das ist beispielsweise dann hilfreich, wenn Du mehrere Therapeuten verwalten willst, jeder mit seinen eigenen Kunden aus einem einzigen SuperSaaS Konto. Wenn Du mehrere Superuser für einen Kalender brauchst, aber nicht möchtest, dass sich Zugang zum gesamten Konto haben, dann kannst Du das so einrichten. Wenn Du eine einzige Person als Superuser für einen Kalender brauchst, wie meist üblich, dann brauchst Du keine separate Gruppe zu erstellen. In dem Fall kannst Du einfach die entsprechende E-Mail-Adresse auf der Seite KONFIGURIEREN > Zugang in das entsprechende Feld eingeben und sie werden nur für diesen Kalender freigegeben.

Zugangsrechte für Superuser ändern auf der Seite Benutzer-Management

Als Standard können Superuser nur die Nutzer aus der eigenen Gruppe sehen und bearbeiten oder Nutzer, die noch keiner Gruppe zugeordnet wurden. Sie können nicht die Gruppe ändern oder einen Nutzer zu einem Superuser machen. Außerdem erstreckt sich das Gruppenlimit auf die Dashboard-Übersichtsseite und auf das Importieren und Exportieren von Nutzern.

Am Ende der Seite Zugangskontrolle findest Du die Einstellung Superbenutzern erlauben, andere Teilnehmer anzulegen, ihre Zugriffsebene zu ändern …. Wenn Du diese Möglichkeit auswählst, dann kann der Superuser alle Nutzer ändern oder aktualisieren unabhängig davon zu welcher Gruppe er zugeordnet wurde.

Zugang von Superusern für Formulare beschränken

Als Standard können Superuser aus allen Gruppen alle Formulare sehen und bearbeiten. Superusers können ausgeschlossen werden von der Ansicht von Formularen, die nicht für sie gedacht sind auf der Seite KONFIGURIEREN > Übersicht in einem Formular. Das reguliert den Superuser auf einen normalen Nutzer im Zusammenhang mit diesem Formular. Wenn das Formular also regulären Nutzern den Zugang erlaubt, dann kann auch der Superuser neue Formulare ausfüllen.