Kundenspezifische Formulare hinzufügen
Wenn Du mehr Informationen erhalten möchtest, als durch die standardisierten Felder über Deine Benutzer hereinkommen, kannst Du ein kundenspezifisches Formular bei der Anmeldung und/oder dem Buchungsvorgang einfügen. Du kannst auch Dateien an Formulare anhängen. Ein Formular einzeln anwenden kannst Du auch, wenn Du beispielsweise ein Kontaktformular in Deine Website einfügen möchtest.
Ein Formular erstellen
Mit dem Assistenten für neue Formulare kannst Du ganz einfach ein neues Formular erstellen. Im Gegensatz zum Standardformular des online Terminbuchungskalenders kannst Du so viele Felder hinzufügen, wie Du möchtest. Und zusätzlich hast Du mehr Kontrolle über das Verhalten und Layout des Formulars.
Setze den Assistenten für neue Formulare ein
Um ein neues Formular zu erstellen, gehe auf das Dashboard und wähle Neues Formular auf der rechten Seite des Menüs. Zuerst solltest Du wählen zwischen einem integrierten Formular und einem eigenständigen Formular. Du kannst später problemlos zwischen den beiden Typen hin und her wechseln. Wenn Du unsicher bist, welches Du brauchst, dann wähle „Integriert“, weil es einfacher zu erstellen ist. Wenn Du bereits kundenspezifische Formulare zur Verfügung hast, dann wirst Du zusätzlich eine Option sehen, um eines der bereits vorhandenen Formulare als Grundlage für Dein neues Formular auswählen zu können.
Felder einfügen
In der nächsten Ansicht kannst Du das Formular entwerfen. Beginne damit einen Typ für Dein erstes Feld auszusuchen, indem Du im unteren Kasten Dein erstes Formularfeld anklickst. Wähle beispielsweise ein Textfeld oder ein . Beim Anklicken öffnet sich ein Pop-up-Fenster, indem Du dieses Feld persönlich anpassen kannst: Du kannst dem Feld einen Namen geben, einen bestimmten Wert einstellen oder weitere Optionen aussuchen, abhängig vom Typ des Feldes. Wenn Du ein Feld nicht markieren, benennen oder dort erklärenden Text einfügen willst, kann diese Möglichkeit ausgelassen werden und das entsprechende Feld leer bleiben. Das Layout des Formulars wird sich entsprechend anpassen.
Die meisten der Typen von Feldern bieten ein Kontrollkästchen an. Das bedeutet, dass das Formular nicht übertragen wird, wenn dieses Feld leer bleibt. Einige Felder können auch ein Kontrollkästchen beinhalten. Diese Option stellt sicher, dass jedes Formular einen anderen Wert in diesem Feld voraussetzt. Das kann beispielsweise sinnvoll sein, wenn wir wünschen, dass jede Person einen einzigartigen Benutzernamen wählt, der dann auch nur einmal vorkommen kann. Das Feld Hilfstext macht es Dir möglich einen Text direkt neben das Formularfeld zu stellen, der eine weiterführende Erklärung enthält und Deinen Kunden hilft dieses Feld richtig auszufüllen.
Verschiedene Formularfelder enthalten eine Liste von Möglichkeiten, die ein und ein Drop-down-Menü umfassen. Für ein Drop-down-Menü listest Du jede Option auf einer neuen Zeile auf. Dabei kannst Du gleichzeitig zusätzlichen Text einfügen, der in der Datenbank gespeichert, aber nicht sichtbar ist. Stelle den unsichtbaren Text, der einer verbesserten Datenverwaltung und -auswertung dient, in eckige Klammern hinter den normalen Text, der sichtbar für Deine Kunden ist. Wenn beispielsweise eine Auswahlmöglichkeit im Drop-down-Menü dann New York Appartement [Raum 1] ist, bekommt der Kunde durch die Schnittstelle New York Appartement angezeigt, aber wenn Du das Formular herunterlädst, dann zeigt das Formular Raum 1.
Wenn Du nur (leere) Klammern hinter eine Option setzt, wird nichts gespeichert in der Datenbank. In Kombination mit der Auswahl erstellst Du eine Möglichkeit, die nicht ausgewählt werden kann. Der Vorteil von dieser Einstellung ist, dass Du es als ersten Auswahlpunkt für das Drop-down-Menü mit einem Titel wie beispielsweise Bitte wählen Sie einen der Punkte aus (Bitte wählen Sie einen der Punkte aus [ ]) einsetzen kannst.
Eine weitere praktische Anwendungsmöglichkeit für die Option ist das Hinzufügen bei einem Feld mit einem einzigen Kontrollkästchen. Das erlaubt es Dir eine Sache, wie , in ein Formular zu integrieren, das üblicherweise unter einem HTML-Textfeld, das Deine Nutzungsbedingungen erklärt, angebracht ist.
Die beiden Formularfelder Optionsfeld und Dropdown-Liste können ein zusätzliches Text-Feld enthalten. Das ist dann besonders nützlich, wenn der Benutzer eine eigene Antwort in das Textfeld eingeben soll mit „Andere“ am Ende der Liste. Das kannst Du aktivieren, indem Du den Kode [*] an eine der Auswahlmöglichkeiten anhängst.
Jedes Feld kann auf Normal (als Voreinstellung), Verborgen, oder Nur-Lesen gesetzt werden. Wenn ein Feld als verborgen eingestellt ist, kann es nur von Superusern oder dem Administrator gesehen werden. Das ist sinnvoll, um Kommentare oder interne Anweisungen zu hinterlegen, die von den Kunden nicht gesehen werden sollen. Beachte, dass es auch die Möglichkeit gibt ein komplettes Formular im System zu verbergen, wobei Du dann alle Felder einfach auf Normal eingestellt lassen kannst. Wenn ein Feld auf Nur-Lesen gestellt ist, dann kann jeder das Feld sehen, aber nur Superuser oder der Administrator können dort Änderungen vornehmen. Das kannst Du beispielsweise für den Einsatz von Mitgliedsnummern sinnvoll einsetzen, wo Kunden die Nummer zwar sehen, aber nicht bearbeiten können.
Wenn Du einmal auf geklickt hast, erscheint das Feld in dem Formular und Du kannst ein weiteres Feld erstellen. Beachte, dass keine der Änderungen im Formular dauerhaft ist, bis Du auf klickst. Du kannst auch auf auf dem Formular selber klicken, um diese Seite zu sichern.
In den meisten Fällen ist es nicht empfehlenswert eines der Standard-Felder, wie die E-Mail eines Kunden in ein von Dir erstelltes Formular zu stellen, das in den Kalender integriert werden soll. Benutze dafür stattdessen das vorgegebene Feld Deines Kalenders unter KONFIGURIEREN und dem Reiter Vorgang, um diese Dinge abzufragen, da ein kundenspezifisches Formular vom SuperSaaS-System selbst nicht abgefragt werden kann. Das System würde nicht wissen, wie die Daten aus Deinem Formular zur Versendung von Buchungsbestätigungen und Reservierungserinnerungen per E-Mail verwendet werden können. Das System greift dafür immer auf die dafür im System unter ‚Vorgang‘ angegebenen Felder zurück. Diese Standard-Felder kannst Du auch einfach in der Listenansicht unter dem Reiter ‚Übersicht‘ in Deinem Kalender sehen.
Datei-Upload hinzufügen
Wenn Du möchtest, dass Deine Benutzer einen Datei-Upload machen können, wie eine Bewerbung oder Foto, dann kannst Du das einstellen, indem Du ein oder mehrere Felder zum Hochladen von Dateien in ein Formular hinzufügst. Damit der Datei-Upload gut funktioniert brauchst Du ein Dropbox Konto, das kann auch ein kostenloses Konto sein. Deine Benutzer brauchen kein eigenes Dropbox Konto zu haben.
Im Formular Generator beim Erstellen eines neuen Formulars kannst Du ein Feld für das Hochladen in das Formular integrieren, indem Du unten links auf „Datei Upload“ klickst. Beim ersten Mal, wenn Du darauf klickst, zeigt es Dir einen Button, der es Dir möglich macht Dein SuperSaaS Konto mit Dropbox zu verbinden. Das musst Du nur einmal machen, denn dann wird dasselbe Dropbox Konto genutzt für alle Datei-Upload-Felder in allen Formularen in Deinem Konto. Wenn Du später Deine Dropbox wieder von SuperSaaS trennen willst, dann kannst Du das unter KONFIGURIEREN > Übersicht in jedem Formular machen.
Wenn jemand ein Formular mit einem Datei-Feld überträgt, dann wird es direkt von seinem Browser hochgeladen in den Ordner Apps/SuperSaaS/dein_formular_name in Deinem Dropbox Ordner.
Du kannst es abrufen mit einem Klick auf das Download Icon überall, wo Du das Formular sehen kannst,
wie beispielsweise auf der Seite Überwachen bei dem Formular.
Du kannst es auch natürlich auch direkt von Dropbox abrufen, wenn Du allerdings viele Benutzer hast, kann es schwierig werden, festzustellen, welche Datei zu wem gehört.
In der Regel bleiben Dateien in Deinem Dropbox-Ordner, auch wenn das Formular oder der Termin, mit dem sie hochgeladen wurden, gelöscht wurden. Die einzige Ausnahme ist: Wenn ein Formular, das eine hochgeladene Datei enthält, von Dir bearbeitet, ersetzt oder gelöscht wird. Dann entfernen wir die Dateien, die mit diesem Formular verbundene sind, von Deiner Dropbox.
Das Layout anpassen
Wenn Du ein Feld bearbeiten möchtest, dann klicke einfach darauf, dann erscheint das Feld bearbeiten als Pop-up-Fenster. Wenn Du die Felder innerhalb Deines Formulars neu anordnen möchtest, dann halte die Maus gedrückt auf das entsprechende Feld und ziehe es an die gewünschte Stelle. Beachte bitte, dass bei dem Löschen eines Feldes auch alle darin enthaltenen Informationen ebenfalls gelöscht werden. Änderungen werden erst dauerhaft übernommen, wenn die Seite gespeichert wird.
Du kannst das Layout der Felder anpassen in den Rubriken in dem oberen linken grauen Kasten. In der Standardversion erscheint der Titel oberhalb des Textes. Du kannst das Formular in zwei Blöcke trennen, wenn Du unter ‚Formularlayout‘ den rechten Auswahlknopf anklickst. Dann ist der Titel links und das entsprechende Feld rechts davon. Wenn Du ein Feld ohne Titel erstellt hast, geht das Feld bei dieser Auswahl über beide Reihen.
Die Voreinstellung Auto für die Breite des Formulars erlaubt dem Browser ein optimales Layout darzustellen, was typischerweise bedeutet, dass der Browser das Formular so anpasst, dass die Breite so groß ist, wie das breiteste Feld. Das kannst Du ändern, indem Du die Breite auf 600 (S), 750 (M) oder 900 (L) Pixel festlegst. Wenn Du das zweireihige Layout nutzt, kannst Du dem Browser sagen, dass die relative Breite der beiden Reihen entweder 20/80, 30/70 oder 40/60 sein soll. Wenn Du es auf Auto stehen lässt, trifft der Browser eine eigene Wahl, die auf der Breite der Reihe beruht. Außerdem kannst Du eine feste Breite bei Textfeldern und eine feste Höhe für Textbereiche anhand der Zeichenanzahl festlegen.
Unter Layouteinstellungen kannst Du die Farben der verschiedenen Elemente des Formulars ändern (siehe auch Das Erscheinungsbild eines Kalenders ändern). Ein HTML-Feld bietet die Möglichkeit den Text und die Hintergrundfarben nur für dieses einzelne Feld festzulegen. Wenn Du Bilder in ein HTML-Feld einfügen möchtest, dann müssen diese bereits irgendwo im Internet zugänglich sein, weil Du hier keine Bilder hochladen kannst.
Wenn Du ein Formular speicherst, wirst Du zu der Übersichtsseite, dem Dashboard, zurückgebracht. Du kannst das neue Formular ausprobieren, indem Du auf Benutzen in der Ecke rechts oben klickst. Wenn Du das Formular ändern möchtest, dann klicke auf Konfigurieren und wähle den Reiter Design, um weiter daran zu arbeiten.
Zum Beispiel:
$if FR {Bonjour} $else {Hallo}
placeholder="Beispiel" oder pattern="[0-9]*" enthält, werden diese als HTML-Attribute zum Textfeld hinzugefügt.
Auf diese Weise kannst Du sicherstellen, dass jemand eine gültige Telefonnummer oder ein gültiges Geburtsdatum eingibt.
Ein Formular bei Anmeldung oder Buchung hinzufügen
Ein integriertes Formular kann entweder in den Vorgang der Anmeldung oder den Ablauf der Buchung eingebunden werden. Wenn Du möchtest, dass das Formular bei jedem Termin ausgefüllt wird, dann solltest Du es an den Buchungsprozess dranhängen. Du kannst ein Formular einem Kalender unter KONFIGURIEREN > Vorgang hinzufügen. Als Administrator wirst Du einen zusätzlichen „übergehen“ Auswahlpunkt haben, damit Du eine Buchung ohne das Ausfüllen eines kompletten Formulars machen kannst.
Wenn Du das Formular dagegen pro angemeldeten Benutzer nur einmal ausgefüllt haben möchtest, dann solltest Du es in den Anmeldevorgang einfügen. Ein Formular kannst Du unter Zugangskontrolle in den Anmeldeprozess hinzufügen. Wenn Du nicht mit angemeldeten Benutzern arbeitest, dann hat dieses Formular natürlich keine Auswirkung.
Die Möglichkeit ein Formular einzubinden wird erst sichtbar, wenn Du mindestens ein kundenspezifisches Formular erstellt hast. Wenn Du ein Formular hinzufügst, wirst Du um eine Entscheidung gebeten, ob das Formular von Dir oder von den Benutzern ausgefüllt werden soll und ob das Formular für sie sichtbar sein soll.
Das Formular und das Objekt mit dem es verbunden ist, entweder ein Endkunden-Konto oder ein Termin, werden nur dann in der Datenbank gesichert, wenn beide verfügbar sind. Wenn also jemand einen Termin plant und dann den Browser schließt bevor das verbundene Formular ausgefüllt ist, dann wird der Termin nicht gespeichert.
Wenn Du eine Bestätigung über neu erstellte Termine oder Konten versendest, dann kannst Du das Formular an die Bestätigungsmitteilung hängen, indem Du das magische Wort $form in den E-Mail-Text einfügst (siehe auch Mitteilungen und Benachrichtigungen anpassen).
Ein eigenständiges Formular
Ein eigenständiges Formular ist identisch mit dem integrierten Formular und kann auch als integriertes Formular eingesetzt werden, hat darüber hinaus aber zusätzliche Funktionen, womit Du es auch unabhängig einsetzen kannst. Es kann beispielsweise genutzt werden, um ein Anmeldeformular zu Deiner Webseite hinzuzufügen.
Du kannst ein Formular als eigenständig kennzeichnen, wenn Du es anfangs erstellst. Ansonsten kannst Du ein bereits vorhandenes integriertes in ein eigenständiges Formular umwandeln und auch anders herum. Gehe dafür einfach bei einem Formular auf KONFIGURIEREN > Übersicht und klicke auf am Ende der Seite.
Ein eigenständiges Formular hat eine eigene URL, durch die es direkt erreicht werden kann. So wie Du die URL Deines Kalenders anpassen kannst, so kannst Du die URL Deiner eigenständigen Formulare anpassen, indem Du Deinen eigenen Domain-Namen integrierst. Es gibt auch zwei weitere Seiten für Einstellungsmöglichkeiten: unter dem Reiter Vorgang, wo Du den Übertragungsprozess des Formulars anpassen kannst und dem Reiter Meldungen, wo Du die Mitteilungen, die Teil des Prozesses sind, ändern kannst. Die Einstellungen auf diesen beiden zusätzlichen Seiten haben keine Auswirkung, wenn das Formular als integriertes Formular verwendet wird. In dem Fall können die Einstellungen über die Einstellungsmöglichkeiten des jeweiligen Kalenders angepasst werden, in den das Formular integriert wurde.
Unter dem Reiter Vorgang wird der Ablauf, wie das Formular ausgefüllt wird, beschrieben. Ein Ablaufdiagramm am Ende der Seite ändert sich dynamisch entsprechend der Änderungen, die Du vornimmst. Der erste Absatz regelt, wer auf das Formular zugreifen darf und wann das Formular verfügbar ist. Du kannst beispielsweise das Formular schließen, nachdem eine bestimmte Anzahl von Leuten sich eingetragen haben oder bis ein bestimmtes Datum erreicht ist und anschließend eine entsprechende Nachricht zeigen. Diese entsprechende Nachricht kann unter dem Reiter Meldungen angelegt werden. Hier können auch die „Danke“ Mitteilungen persönlich angepasst werden, die nach einer erfolgreichen Registrierung folgt, genauso, wie mögliche E-Mails zur Bestätigung des Termins.
Du kannst einen Link von Deiner eigenen Seite zu dem Formular einstellen. Oder Du setzt das Formular in einen eigenen iFrame, ähnlich, wie Du Deinen Kalender auf Deiner eigenen Webseite integrieren kannst (siehe Integration für mehr Information). Wenn die Benutzer bzw. Kunden das Formular ausgefüllt haben, kannst Du sie auf Deine Seite zurückleiten oder eine „Vielen Dank“ Mitteilung anzeigen.
Wenn Du verborgene Felder nutzt, dann erscheint das Formular Deinen Kunden anders, als es Dir erscheint. Falls Du sehen möchtest, wie Deine Kunden das Formular sehen werden, dann solltest Du Dich als Administrator abmelden und Dich neu als normaler Besucher auf der Seite anmelden oder einen anderen Browser benutzen, um Dich dort wie ein Kunde anzumelden, um das Formular sehen zu können. Dieser Vorgang ist identisch mit dem Testen eines Kalenders.