Den Buchungsprozess bearbeiten

Sollen Benutzer und Kunden sich wiederholende Buchungen machen dürfen oder nicht? Brauchen Buchungen eine Bezahlung oder eine Genehmigung? Sollen neue Buchungen bestätigt werden? An wen werden sie gesendet? Und was ist mit Erinnerungen an einen Termin? Das System bietet Dir eine engmaschige Kontrolle über jeden Schritt, um den Buchungsprozess zu bearbeiten.

Hier ist eine Übersicht über die Anleitungen wie Du den Buchungsprozess bearbeiten kannst:

1. Benutzern wiederholte Buchungen ermöglichen
2. Automatische Bezahlung oder individuelle Freigabe von online Buchungen einrichten
3. Verbinden mit einem Videokonferenzdienst
4. Automatische Bestätigung und Erinnerung an Termin per E-Mail oder SMS einrichten
5. Bestätigung für den gebuchten Termin automatisch per E-Mail oder SMS versenden
6. Erinnerung für den gebuchten Termin automatisch per E-Mail oder SMS versenden
7. SMS Schnittstelle einrichten
8. Weitere Personen über neue oder geänderte Termine informieren
9. Benutzer weiterleiten nach Abschluss der Buchung auf andere Ansicht oder Webseite

Wie kann ein Benutzer wiederholte Buchungen machen?

Du kannst selber einstellen, ob und wie ein Benutzer wiederholte Buchungen machen kann. Als Standard ist es so voreinstellt, dass Benutzer nur eine Buchung in derselben Zeit machen können. Auf jeden Fall können beide Ressourcenplan und Kapazitätsplan so eingestellt werden, dass ein Benutzer wiederholte Buchungen machen kann, sodass der Kunde nicht jede Buchung einzeln machen muss.

Im Ressourcenplan wiederholtes Buchen einrichten

Während der Buchung haben die Benutzer nun die Möglichkeit eine sich wiederholende Zeitspanne für die Buchung zu wählen, wie täglich, wöchentlich, 14-tägig, monatlich per Datum oder Tag, bis zu einem (festgelegten) Enddatum.

Im Kapazitätsplan wiederholtes Buchen einrichten

Wenn der Administrator (oder Superuser) ein neues Zeitfenster für einen Termin erstellt, dann kann er diesen so einstellen, dass der Termin sich täglich, wöchentlich, 14-tägig, monatlich per Datum oder monatlich auf Tagesbasis bis zu einem bestimmten Enddatum wiederholt. Das macht das Anbieten von beispielsweise wöchentlich sich wiederholenden Kursen einfacher. Diese sich wiederholenden Angebote im Kalender sind ein Muss, damit Dein Kunde diese auch im Wiederholungsmodus buchen kann. Also nur, wenn ein Zeitfenster und Termin sich selbst wiederholt und der Kalender entsprechend eingestellt ist, dann können Benutzer auch wiederkehrende und sich wiederholende Buchungen machen.

Damit Benutzer und Kunden Buchungen wiederholen können, mache bitte folgende Schritte:

Bitte beachte, dass das Termin-Planungs-System nicht mehr als 52 wiederholte Zeiteinheiten und Buchungen auf einmal erlaubt. Damit wird verhindert, dass der Benutzer eine endlose Serie von Buchungen erstellt, was dazu führen könnte, dass die Grenze Deines Abonnement-Pakets bei SuperSaaS überschritten wird. Um Buchungen mehr als 52-mal zu wiederholen, können Benutzer einfach ihre letzte Serienbuchung bearbeiten und diese so oft wiederholen, wie sie es benötigen. Gleichermaßen, kannst Du eine Zeiteinheit oder ein Angebot in Serie wiederholen, indem Du zur letzten Einheit der erstellten Zeitfenster gehst und dort auf Termin bearbeiten klickst. Damit wird Dir eine Möglichkeit zur Wiederholung der Serie von Buchungsmöglichkeiten angeboten.

Wie kann ich Bezahlung und Freigabe von Terminen in der Buchung einstellen?

Du kannst in der Buchung selber entweder eine automatische Freigabe der Termine durch Bezahlung im Buchungsprozess oder eine persönliche Freigabe von Terminen einstellen. Abhängig davon, wie Du Deinen Reservierungskalender einsetzen willst, möchtest Du vielleicht Buchungen zustimmen, bevor diese dem Benutzer bestätigt werden. Oder möchtest Du zuvor eine Zahlung verlangen. Unter KONFIGURIEREN > Vorgang, unter Zahlung oder Zustimmung anfordern?, kannst Du Deinen Kalender entsprechend einstellen.

Die Option Keine Zahlung oder Zustimmung erforderlich ist als Standard voreingestellt. Wenn Du gerne Buchungen manuell, also einzeln per Hand, genehmigen möchtest, dann wähle Vor der Bestätigung die Zustimmung des Administrators anfordern stattdessen. Damit sind alle Termine erst mal vorläufig gebucht und der Administrator (oder Superuser) muss die Buchung genehmigen, bevor sie verpflichtend ist und eine Bestätigung gesendet wird. Im Kalender werden anstehende und noch nicht genehmigte Buchungen und Termine mit einem leichten Schatten gekennzeichnet und mit einem P-Symbol in der Liste, wie in einer Benutzer-Agenda, markiert. Wenn diese Möglichkeit gewählt wird, erscheint die neue Option Für jede Freigabe einer Buchung eine E-Mail an den Administrator senden. Mache dort ein Häkchen bei dieser Option, wenn Du per E-Mail bei jeder neuen, aber unbestätigten Buchung, benachrichtigt werden möchtest.

Beachte bitte, dass Reservierungen und Buchungen, die durch den Administrator oder Superuser erstellt worden sind auch automatisch bestätigt werden. Das ist als Standardeinstellung im System so voreingestellt.

Andererseits kannst Du auch um eine Teilzahlung bitten und eine automatische Genehmigung und Bestätigung der Reservierung beim Erhalt der Zahlung versenden. Das erreichst Du mit der Auswahl von Vor dem Fortfahren die Zahlung abschließen. Wenn Du Deinen Benutzern und Kunden anbieten kannst später zu bezahlen, dann wähle stattdessen Um Zahlung bitten, aber den Teilnehmer später zahlen lassen. Um weitere Informationen zu erhalten, wie der Bezahlvorgang selber eingestellt wird, gehe bitte zu dem Bereich Bezahlung.

Verbinden mit einem Videokonferenzdienst

SuperSaaS bietet mehrere Möglichkeiten zur Verbindung mit (Video-)Konferenzdiensten wie Google Meet, Zoom, Jitsi Meet und Microsoft Teams. Das System kann automatisch Meetings in Google Meet und Zoom erstellen. Alternativ kannst Du auch manuell Meeting-Links zu diesen oder anderen Konferenzdiensten hinzufügen.

Die Meeting-Links, die direkt zur Videokonferenz leiten, bleiben für den Nutzer verborgen, bis er sich für einen Kurs angemeldet oder einen Termin erstellt hat. Meeting-Links werden automatisch in Bestätigungs- und Erinnerungs-E-Mails eingefügt.

Bitte lies dazu den Abschnitt über Video Konferenz für eine ausführliche Erklärung der Einrichtung.

Wie kann ich Bestätigungen und Erinnerungen von Terminen automatisch versenden?

Das SuperSaaS Reservierungssystem erlaubt Dir Bestätigungen und Erinnerungen per E-Mail und/oder SMS automatisch zu versenden. Das kann eingesetzt werden, um Buchungen bei Benutzern und Kunden zu bestätigen oder Dich selbst und weitere Personen über neue oder aktualisierte Buchungen zu benachrichtigen.

Bestätigungen der online Terminbuchung

Wie Du die Bestätigungen der online Terminbuchung einrichten kannst, erfährst Du in diesem Absatz. Indem Du Immer eine Bestätigung senden unter KONFIGURIEREN > Vorgang wählst, wird eine Bestätigung per E-Mail an den Benutzer versendet, sobald die Buchung genehmigt ist. Benutzer werden ebenfalls über alle wesentlichen Änderungen, die in den Buchungen vorgenommen werden oder falls sie diese löschen, benachrichtigt. Wenn Du es Deinen Benutzern und Kunden selber überlassen möchtest, ob eine Bestätigung gesendet wird, wähle stattdessen Den Teilnehmer wählen lassen, ob eine Bestätigung gesendet werden soll.

Um sicherzugehen, dass Bestätigungen richtig zugestellt werden können, willst Du vielleicht die E-Mail-Adresse, die Benutzer während der Anmeldung einsetzen, überprüfen. Das kannst Du unter Zugangskontrolle einrichten. Wenn Du nicht mit registrierten und angemeldeten Benutzern arbeitest, dann stelle auf jeden Fall sicher, dass die E-Mail-Adresse während des Buchungsprozesses abgefragt wird. Prüfe auch, ob die Option E-Mail-Adresse als Login-Namen verwenden unter Zugangskontrolle dabei kein Häkchen hat.

Siehe unter Gebrauch im Alltag weitere Informationen über den Einsatz von Bestätigungen per E-Mail oder SMS, wenn im Namen des Benutzers gehandelt wird.

Erinnerungen an die online Termine

Wie Du die Erinnerung an die online Terminbuchung einrichten kannst, erfährst Du in diesem Absatz. Zusätzlich zu den E-Mail-Bestätigungen, kannst Du einige Zeit vor Beginn des gebuchten Termins eine Erinnerung versenden, die im Ablauf von 2 Wochen oder bis zu 15 Minuten vor dem gebuchten Termin geschickt werden können. Wenn Du eine SMS-Schnittstelle eingestellt hast (siehe unten), dann kannst Du zwischen einer Erinnerung per E-Mail oder SMS wählen. Im zweiten Fall, solltest Du sicherstellen, dass Du die mobilen Telefonnummern der Handys Deiner Benutzer während des Anmelde- und/oder des Buchungsprozesses abfragst.

Die Buchungssoftware erlaubt Dir auch eine nachträgliche Folge-Nachricht per E-Mail nach Beginn des gebuchten Termins zu versenden. Nachdem Du bei Eine E-Mail als Erinnerungswiederholung nach … Minuten schicken unter KONFIGURIEREN > Vorgang ein Häkchen setzt, wählst Du aus, wie viel Zeit vergehen soll (gerechnet ab dem Startpunkt des Termins oder der Buchung), damit dann diese nachträgliche Mitteilung versendet wird. Klicke dann auf Änderungen speichern. Wenn Du diese Möglichkeit aktiviert hast, kannst Du den Inhalt dieser Mitteilung unter KONFIGURIEREN > Layout einstellen (siehe auch Mitteilungen und Benachrichtigungen anpassen).

Eine SMS-Schnittstelle zur Versendung von Bestätigungen und Erinnerungen an die Termine einrichten

Mit einer SMS-Schnittstelle zur Versendung von Bestätigungen und Erinnerungen an die Termine kannst Du automatische Informationen zu den gebuchten Terminen in Deinen online Terminbuchungskalendern automatisch an Benutzer, Kunden und Mitarbeiter versenden. Um SMS-Termin-Bestätigungen oder SMS-Termin-Erinnerungen zu versenden, musst Du zuvor eine SMS-Schnittstelle einrichten. SuperSaaS verkauft keine SMS Guthaben, bietet aber eine Integration von zahlreichen nationalen und internationalen SMS-Anbietern (siehe unten eine Auswahl solcher Anbieter) an. Um eine Ansicht aller Anbieter mit einer möglichen Verknüpfung zu sehen, gehe zu SMS-Gateway auf dem Dashboard und sieh Dir dort im Drop-down-Menü die komplette Auswahl an.

Dabei bietet der SMS-Anbieter Twilio sogenanntes „Unified Messaging“ an, bei dem die Kommunikation mit mehreren Kanälen, wie beispielsweise Sprachnachricht, E-Mail, Fax, SMS, MMS und mehr möglich ist. Die folgenden SMS-Provider bieten eine deutschsprachige Webseite oder Betreuung an:

• Esendex
• Spryng
• (BulkSMS nur mit deutscher Telefonnummern)

Wenn Du ein Konto bei einem der Anbieter hast, dann musst Du Deine Kontoangaben, wie den Namen und das Passwort, unter Einstellungen für eine SMS-Schnittstelle oder ein SMS-Gateway eingeben. Wenn Dein SMS-Anbieter von Dir verlangt den Gateway Typen (also die Art der Schnittstelle) zu spezifizieren, dann wähle HTTP.

Stelle sicher, dass die SMS-Schnittstelle aktiviert ist, indem Du bei SMS-Gateway aktivieren ein Häkchen setzt und die Änderungen speicherst. Das SuperSaaS System wird dann Deine Kontoangaben bei Deinem SMS-Anbieter überprüfen. Eine Mitteilung im Kopf der Seite zeigt ‚Erfolgreich‘ oder ‚Fehler‘ als aktuellen Status, ob die Schnittstelle richtig aktiviert wurde.

Weitere Personen von Terminen informieren

Du kannst weitere Personen von Terminen in Deinen online Terminbuchungskalendern informieren. Das kann sinnvoll sein, um die Mitarbeiter, die bei diesem Termin eine Rolle spielen eine zusätzliche Buchungsinformation zukommen zu lassen. Unabhängig davon, ob Du mit einer Genehmigung durch den Administrator (oder Superuser) arbeitest oder nicht, kannst Du das System so einstellen, dass es Dich und andere Personen bei allen Änderungen von neuen oder aktualisierten Buchungen benachrichtigt. Diese Einstellung kannst Du unter KONFIGURIEREN > Vorgang unter der Überschrift Sollen wir noch jemanden … benachrichtigen? finden. Hier kannst Du in einem Drop-down-Menü wählen, ob Du bei jeder einzelnen Änderung informiert werden willst oder einmal am Tag eine Übersicht über Buchungsänderungen erhalten möchtest. Um diese E-Mails an verschiedene Personen auf einmal zu versenden, gib deren E-Mail-Adressen als kommaseparierte Liste in dem entsprechenden Textfeld ein. Beispielsweise sieht die Liste folgendermaßen aus: maxmustermann@example.de, beatebeispiel@example.de, stefanstellvertreter@example.com

Wenn Du eine SMS-Schnittstelle eingerichtet hast (siehe oben), dann kannst Du eine Bestätigung der neuen oder aktualisierten Buchungen an eine oder mehrere Mobilfunknummern versenden. Das ist dann besonders sinnvoll, wenn Du über Änderungen in den letzten Minuten in Deinem Kalender informiert werden möchtest.

Wohin wird der Kunde am Ende der Buchung weitergeleitet?

Um den Buchungsvorgang optimal in Deinen Arbeitsablauf einzubinden, kannst Du entscheiden, wohin der Kunde am Ende der Buchung weitergeleitet werden soll. Unter KONFIGURIEREN > Vorgang unter Wohin soll der Teilnehmer geschickt werden …?kannst Du auch kontrollieren, wohin Benutzer weiter geleitet werden und/oder welche Seite sie sehen am Ende der Buchung. Als Standard ist voreingestellt, dass ein Benutzer auf der Seite bleibt, wo er ist, nachdem der Buchungsvorgang abgeschlossen ist. Die neue Buchung ist im Kalender hervorgehoben und über dem Kalender erscheint eine Nachricht, die mitteilt, dass die Buchung erfolgreich erstellt wurde.

Ansonsten kannst Du den Benutzer zu seiner Agenda schicken, wo er eine Übersicht von allen seinen bevorstehenden Terminen von Buchungen, die er bei Dir gemacht hat, findet. Eine andere Möglichkeit besteht darin, eine URL anzugeben, wohin die Benutzer nach Abschluss ihrer Buchung weitergeleitet werden. Es wird ausdrücklich empfohlen, dass die Seite auf die der Benutzer weitergeleitet wird, deutlich zeigt, dass ihre Buchung erfolgreich abgeschlossen wurde. Eine Weiterleitung zu Deiner Homepage, ohne jede Bestätigung darüber, was genau passiert ist, würde verwirrend für Deine Benutzer und Kunden sein und PayPal verbietet dies ausdrücklich in Verbindung mit seinem Zahlungsprozess.

Unter Layouteinstellungen kannst Du die URL festlegen, wohin die Benutzer weitergeleitet werden, wenn sie sich von SuperSaaS abmelden (oder klicke auf Dein Logo, wenn es angezeigt wird). Es kann eine andere URL sein: Deine Homepage zu nutzen wäre hier passend.