Termine und Kunden managen

Verwende den Bereich ÜBERWACHEN Deines online Terminbuchungskalenders, um Deinen Terminbuchungskalender im Tagesgeschäft zu verwalten. Hier kannst Du Deine Buchungen und Termine kontrollieren und bestätigen oder ablehnen. Mit den täglichen, wöchentlichen oder monatlichen Nutzungsberichten unter ‚Report‘ kannst Du außerdem einen Einblick in die Interaktion der Nutzer mit Deinem online Terminbuchungskalender gewinnen.

Du kannst alle Informationen über Kunden unter Benutzer-Management finden. Dort kannst Du auch Buchungen im Namen Deiner Kunden machen, indem Du auf den blauen Pfeil rechts neben dem Benutzer klickst. Du kommst in den Administratoren Status zurück, indem Du ganz oben im Dashboard auf nicht mehr für (E-Mail des Kunden) agieren klickst. Eine ausführliche Beschreibung, wie Du für Deine Kunden Termine machen kannst, als würdest Du an ihrer Stelle handeln, findest Du weiter unten. Wenn Du einen anderen Begriff für Deine Benutzer eingesetzt hast, wie beispielsweise „Kunde“, dann nennt sich dieser Bereich Kunden-Management. Den Begriff für Benutzer kannst Du unter Layouteinstellungen ändern.

Auf Deinem Dashboard findest Du auch Import und Export. Mit diesen Funktionen kannst Du Benutzerdaten in verschiedenen Formaten zu und von Deinem online Terminbuchungskalender importieren und exportieren.

Deine Buchungen und Termine überprüfen

Unter ÜBERWACHEN > Übersicht kannst Du alle zukünftigen Buchungen sehen. Einen Überblick über alte und gelöschte Buchungen erhältst Du über Letzte anzeigen und Papierkorb anzeigen. Diese Übersicht kann sortiert werden, indem Du auf die Titel der jeweiligen Spalte klickst. Wenn Dein Kalender verschiedene Quellen oder Serviceangebote hat, erscheint ein Drop-down-Menü, wo Du Buchungen und Termine zu einer bestimmten Quelle oder einem speziellen Serviceangebot ausfiltern kannst.

Wenn Du die Übersicht unter der ‚ÜBERWACHEN‘ auf einem Kalender anklickst, findest Du die Reservierungen für einzelne Personen. Auch über Kunden Management kannst Du Dir einen Überblick über die Buchungen von einem Kunden (in mehreren Kalendern) verschaffen.

Die Informationen in der Übersicht kannst Du unter Konfigurieren > Layout bearbeiten. Hier kannst Du die Pflicht- und die optionalen Felder für die Buchungsinformationen auswählen. Dazu gehören auch die Felder, die üblicherweise in einer Liste, wie dieser, angezeigt werden.

Auf der rechten Seite jeder Buchungseinheit unter ‚ÜBERWACHEN‘ siehst Du drei Bilder als Symbole: zeigt Dir die Buchungsoberfläche, während das Symbol für das Bearbeiten es Dir möglich macht Veränderungen in dieser Buchungseinheit vorzunehmen (sieh auch unten). Bei einem Kapazitätsplan bedeutet die Lupe , dass Du Dir eine Einheit/Kapazität für die Buchungseinheit genauer ansehen kannst.

Für Pläne und Kalender mit Zahlungen oder Buchungsbestätigung zeigt das System auch eine Spalte mit Symbolen wie + oder C an. Du kannst mit der Maus über das Symbol fahren, um ein Pop-up-Fenster mit einer Erklärung des Symbols zu sehen. Oder Du kannst in der Liste mit allen Symbolen des Systems die einzelnen Status Symbole sehen und ihre Bedeutung erfahren.

Buchungen von Hand bestätigen

Wenn Du mit Administrationsrechten arbeitest, siehst Du ein P in der Buchungsübersicht für ungeklärte Buchungen oder ein + für bestätigte Buchungen. Wenn die bestätigte Buchung mit Credits bezahlt wurde, siehst Du +©. Einen Überblick über alle ausstehenden Buchungen erhältst Du, wenn Du im Kontrollmenü auf „Zeige offenstehende Buchungen“ klickst. Diese Option wird sichtbar, wenn eine Genehmigung der Buchung erforderlich ist. In der Terminbuchungskalenderansicht werden Buchungen, die noch genehmigt werden müssen, in einem helleren Farbton angezeigt. Der Administrator kann wählen, ob er eine E-Mail für jede Anfrage einer Buchungsbestätigung erhalten möchte. (siehe den Buchungsprozess bearbeiten).

Um eine Buchung zu bestätigen, klicke auf das Symbol für Bearbeiten . In dem Pop-up-Fenster, das unter den Buchungsdetails erscheint, erkennst Du den Status der Buchung in Blau und siehst einen Freigeben Button. Wenn die Buchung bereits bestätigt wurde, wird das ein Zurücksetzen Button, der es Dir erlaubt, eine Buchung zurückzusetzen, falls nötig.

Wenn Du auch von anderen Personen eine Buchungsbestätigung willst, kannst Du Weiterleitungsregeln in Dein E-Mail-Konto einfügen. Die meisten E-Mail-Programme können so eingestellt werden, dass sie eine E-Mail mit einem bestimmten Titel weiterleiten können. So kannst Du sogar auch Bestätigungen für eine bestimmte Unterrichtseinheit an einen speziellen Lehrer weiterleiten.

Beachte, dass Superbenutzer auch Zugang zu der Buchungsübersicht haben. Dort können Superbenutzer standardmäßig Buchungen bestätigen. Das kann unter KONFIGURIEREN > Zugang geändert werden, falls nötig, indem das Häkchen unter ‚Welche zusätzlichen Dinge kann …‘ bei Superbenutzern erlauben, die Anwendung für andere Kunden zu sperren und freizugeben entfernt wird. (Siehe auch Zugangsrechte von Superusern)

Buchungen im Namen von anderen machen

Wenn Du eine Buchung per Telefon oder E-Mail erhältst, kannst Du diese in Deinen online Terminbuchungskalender einfügen. Falls Du als Administrator angemeldet bist, zeigt die Buchung an, dass diese Buchungen zum Administrator gehört. Um das zu vermeiden, kannst Du ‚im Namen eines anderen‘ handeln.

Um das zu machen, gehst Du zu Kunden Management. Du kannst nur im Namen von registrierten Nutzern agieren und musst zuerst einen neuen Nutzer anlegen, falls diese Person noch nicht angemeldet ist.

Als Nächstes klickst Du auf den blauen Pfeil auf der rechten Seite des neu angelegten Kunden, um zu den Informationen über diesen Nutzer zu gelangen. Das bringt Dich zu Deinem Dashboard, wo Du den Kalender auswählen kannst, den Du für die Buchung für diesen Kunden aussuchen willst. Im Kopf neben Deinem eigenen Nutzernamen siehst Du den Namen und die E-Mail-Adresse der Person, in dessen Namen Du gerade handelst.

Wenn Du nun eine Buchung machst, wird diese so aufgelistet mit dem Namen dieser Person gefolgt von einem Schrägstrich und dem Namen des Administrators oder Superusers, der diese Buchung erstellt hat. Damit ist sichergestellt, dass die Buchung im Kalender und der Agenda des Nutzers erscheint und automatische Bestätigungen und Erinnerungen per E-Mail an diesen Kunden gesendet werden, wenn dies im System so eingestellt ist.

Während Du als jemand anderes agierst, behältst Du Deine Vorzugsrechte. Also wirst Du auch Informationen sehen, obwohl Du diese vorher für normale Nutzer eingeschränkt hast.

Um das Handeln im Namen von jemand anderem zu beenden, klicke einfach auf den Nutzernamen in der rechten oberen Ecke im Bildschirm.

Wenn Du nicht mit angemeldeten Nutzern arbeitest, dann kannst Du auch nicht in deren Namen handeln. Trotzdem kannst Du E-Mails zur Bestätigung an Leute verschicken, für die Du eine Buchung erstellt hast. Um das zu machen, stelle vorher sicher, dass kein Häkchen unter E-Mail-Adresse als Login-Namen verwenden gesetzt ist (Zugangskontrolle) und mache ein Feld für die E-Mail-Adresse möglich unter KONFIGURIEREN > Vorgang. Das erlaubt es Dir eine E-Mail-Adresse einzupflegen für jede Buchung, die Du vornimmst, während Du als Administrator eingelogged bist. Wenn Du eine Bestätigung per E-Mail im System ausgewählt hast, dann wird eine Bestätigung der Buchung automatisch an diese Adresse per E-Mail versendet.

Berichterstattung

Unter ÜBERWACHEN > Reporting hast Du Zugang zu einigen Standard Berichten, deren Daten Du herunterladen kannst. Indem Du die verschiedenen Auswahlmöglichkeiten anklickst, kannst Du Einsichten in das allgemeine Buchungsverhalten und die Nutzungen pro Tag, Woche oder Monat während eines bestimmten Zeitraumes erhalten für das Buchungs- oder Benutzungsverhalten Deiner Kunden. Die Daten, mit der die darunterliegende Grafik erstellt wird, kann als CSV oder XLS Format heruntergeladen werden, indem Du auf klickst.

Beachte bitte, dass Du die reinen Buchungsdaten über einen bestimmten Zeitraum besser unter ÜBERWACHEN > Download herunterladen kannst. Diese Daten können dazu eingesetzt werden eigene Grafiken und Berichte in Excel, Numbers oder Google Docs zu erstellen.

Kunden Management

Via Kunden Management hast Du Zugang zu allen Informationen der Benutzer Deines Kalenders. Falls Du mit einer Zahlungseinrichtung arbeitest, dann kannst Du die Option ‚bearbeiten‘ wählen, um das Credit-Guthaben individuell anzupassen. Auf dieselbe Weise kannst Du die Rolle eines normalen Benutzers in einen Superbenutzer aufwerten oder ihn insgesamt von Deinem System ausschließen.

Falls sich einer Deiner angemeldeten Benutzer schlecht benehmen sollte, dann solltest Du nicht dessen Konto löschen, weil ihm das die Möglichkeit einräumen würde sich neu anzumelden. Stattdessen kannst Du diesen Benutzer ausschließen, indem Du sein Konto blockierst über das Bearbeiten-Symbol: Klicke neben dem Benutzer auf dieses Symbol und klicke unter Rolle , um den Benutzer auszuschließen. Indem Du auf das Symbol der Lupe neben dem entsprechenden Benutzer klickst, kannst Du alle Aktivitäten dieser Person sehen und unerwünschte Aktivitäten zurücksetzen.

Unter Export, das sich auf der rechten Seite des Dashboards befindet, kannst Du alle Daten von Benutzern im CSV, XLS, XML oder VCF/vCard Format herunterladen. Falls Du größere Änderungen bei Kundendaten vornehmen willst, dann kannst Du diese beispielsweise in Excel (.xls Format) herunterladen, die Änderungen dort vornehmen, diese dann als kommasepariertes Format (.csv) speichern und diese Datei dann wieder hochladen mit der Import-Funktion. Beachte bitte, dass die Funktion Import nur kommaseparierte Formate, also CSV-Formate (die Datei endet auf .csv), hochladen und in das System importieren kann.

Fehlerbehebung

Wenn während des Imports eine Fehlermeldung auftaucht, wie „Fehlerhaftes CSV: ungültige Bit Sequenz im UTF-8“, dann prüfe Folgendes:

Prüfe, ob Du die Datei als .csv Format gesichert hast
Manchmal verursachen auch Buchstaben mit Erweiterungen wie „é“ Probleme. Diese Zeichen können manuell entfernt werden, aber es ist in der Regel schneller, die Datei in Google Docs zu kopieren und von dort aus hochzuladen.
Stelle sicher, dass die Datei kommasepariert ist. Ältere Versionen von Excel speichern manchmal die Datei im semikolonseparierten Format. Die Datei kann, wie oben beschrieben, auch über Google Docs repariert werden und so das Problem lösen.